La gestione degli ordini
contratti di vendita tra imprese, esecuzione del contratto da parte del compratore, esecuzione del contratto da parte del venditore.
I contratti di vendita tra imprese risultano molto frequentemente da lettere commerciali o da altri messaggi di ordinazione, inviati con fax o con posta elettronica, che fanno riferimento a cataloghi e listini-prezzi illustrativi delle merci messi direttamente in circolazione dall'impresa venditrice o distribuiti attraverso la sua rete commerciale. In tali casi, dopo che l'ordinazione del cliente è pervenuta all'impresa venditrice, inizia un tempo intermedio che precede l'accettazione e l'esecuzione dell'ordine.
Questo tempo intermedio viene utilizzato all'interno dell'impresa venditrice per verificare la regolarità e la completezza dell'ordinazione ricevuta, per valutare il rischio che essa comporta e per preparare la consegna o la spedizione della merce.
In generale, le operazioni da compiere dopo il ricevimento di un ordine possono essere così sintetizzate:
a) verifica della provenienza dell'ordinazione: l'ordine deve provenire da un cliente approvato, sul quale l'impresa venditrice dispone di informazioni aggiornate e con il quale abbia avuto precedenti esperienze positive;
b) esame della completezza dell'ordinazione: l'ordine deve contenere tutti i dati riguardanti gli elementi essenziali e gli elementi accessori;
c) controllo dell'esposizione del cliente: prima di accettare l'ordine è indispensabile valutare con attenzione il rischio che la vendita comporta considerando le eventuali forniture già effettuate al medesimo cliente e da questi non ancora pagate;
d) accertamento della disponibilità di magazzino;
e) emissione della conferma d'ordine: consiste in una comunicazione scritta inviata al cliente con la quale gli si comunica l'accettazione dell'ordinazione, gli si ribadiscono le principali condizioni di vendita, gli si precisa l'epoca prevista di consegna della merce e l'eventuale vettore incaricato del trasporto. Quando questa comunicazione di accettazione perviene al cliente che ha inviato l'ordine il contratto di vendita è concluso;
f) scelta delle modalità di spedizione.
Completate queste operazioni interne di gestione degli ordini, l'impresa venditrice procede all'esecuzione del contratto mediante consegna o spedizione della merce al compratore, che ne acquisisce la proprietà.
L'esecuzione del contratto da parte del venditore richiede che questi emetta i seguenti documenti:
- Il documento di trasporto, che accompagna le merci durante il loro trasferimento;
- la fattura, che attesta l'esecuzione del contratto da parte del venditore ed il suo diritto a riscuoterne il prezzo.
L'esecuzione del contratto da parte del compratore si concreta di solito nel rilascio di titoli di credito con cui viene eseguito il pagamento della fattura.